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08/05/2020

Indicaciones generales para la ejecución de los proyectos H2020 afectados por el COVID-19. Posibles implicaciones en las justificaciones y auditorías.

AUTOR: UPV

El presente documento contiene indicaciones sobre cómo actuar ante las dificultades que nos podamos encontrar a la hora de ejecutar los proyectos H2020 debido a la situación excepcional de la COVID-19. Esta información se ha extraído de las FAQs publicadas por la Comisión Europea en su plataforma European Research Area (ERA) Corona Platform, donde podréis encontrar el texto íntegro así como nuevas FAQ según las van actualizando.

 

Cambios en fecha inicio del proyecto

 

De acuerdo con el artículo 3 del Grant Agreement (GA), la fecha de inicio del proyecto es por defecto el primer día del mes siguiente a la firma del GA. No obstante, existe la posibilidad de aplazar dicha fecha a petición del consorcio en aquellos proyectos que se encuentren en la fase de Preparación del acuerdo de subvención Grant preparation phase. Si el proyecto ha sido firmado, pero no se ha iniciado, es posible posponer la fecha de inicio (vía adenda).

 

Causa de fuerza mayor (artículo 51 del GA)

 

De acuerdo con el artículo 51 del GA, se considera fuerza mayor aquel evento o situación extraordinaria e imprevisible, que está más allá del control de las entidades beneficiarias y que les impide cumplir con las obligaciones del GA. Si esto ocurriera, la forma de actuar ante esta situación es informar inmediatamente a la Comisión/Agencia/Organismo de financiación, que examinará caso por caso la posible aplicación de las normas sobre fuerza mayor.

 

Las entidades beneficiarias deberán disponer de toda la documentación que sea necesaria para respaldar los informes científicos o para justificar los costes extraordinarios incurridos a causa del COVID y que muestren que se han tomado las medidas necesarias para limitar cualquier daño debido a la fuerza mayor.

 

Plazos de ejecución. Retrasos, prórrogas e incumplimientos como consecuencia del COVID-19

 

Las obligaciones del GA deben cumplirse a lo largo del proyecto, pero no necesariamente dentro de cada periodo. Por ello, todo aquello que no pueda realizarse a causa del COVID-19 en un periodo intermedio, se deberá realizar a lo largo de los siguientes periodos y antes de la finalización del mismo, una vez la situación de alarma y confinamiento haya terminado. Se acepta excepcionalmente reorientar el proyecto modificando el Anexo 1 mediante adenda. Esta posibilidad es excepcional ya que normalmente las adendas no contemplan cambios en el proyecto que podrían haber dado un resultado distinto en la evaluación de la propuesta.

 

Si las tareas no se pueden llevar a cabo temporalmente, es posible solicitar la suspensión del proyecto mediante el artículo 49.1 del GA. Los costes incurridos durante el periodo de suspensión no son elegibles (incluye el personal).

 

Si es necesario, la Comisión Europea tramitará las solicitudes de prórroga de ejecución del proyecto de hasta 6 meses de forma ágil y rápida. Las solicitudes de prórroga de 6 meses serán analizadas caso a caso.

 

Los plazos de presentación de entregables, hitos e informes se mantienen. Aun así, la CE mostrará máxima flexibilidad en las fechas de entrega. Si se prevén retrasos el coordinador deberá informar al Project Officer (PO). Conviene recordar estos retrasos pueden conllevar demoras en los pagos por parte de la CE en el caso de la presentación de los periodic reports (artículo 20) cuya aprobación está ligada a los pagos intermedios y finales.

 

Habrá flexibilidad en la evaluación del contenido técnico (parte narrativa). Si el documento presentado en plazo queda incompleto, se podrá acabar en el siguiente periodo. En cualquier caso, se tendrá que informar mínimamente de la situación del proyecto y actividades realizadas.

 

En el caso de los informes finales (artículo 20.4):

 

  • Si no es posible entregar los informes finales, se recomienda solicitar la prórroga de 6 meses.
  • La CE procederá al pago final incluso si las entidades beneficiaras no cumplen con su obligación de presentar el Certificate on Financial Statement (CFS), que como sabéis, es obligatorio para cada beneficiaria que al final del proyecto declara 325 000 euros o más de contribución solicitada (costes reales y unitarios según normas del GA). El importe a pagar se calculará considerando un máximo de 324.999 euros de aquellas entidades que no cumplen con su obligación de presentar el CFS. A la entrega del certificado, la CE dispondrá a realizar al pago complementarios que corresponda.

 

En el caso de acciones MSCA hay consideraciones específicas de las que se destacan las siguientes:

 

  • ITN-RIS-COFUND. Las solicitudes serán revisadas caso a caso y, en principio, serán aceptadas sólo para los proyectos que finalizan en los próximos 3 meses.
  • IF. La prórroga de estos proyectos conlleva un aumento de “Person Months” así como un incremento del máximo financiable indicado en el artículo 5.1., lo cual no es posible, ya que el va en contra del GA. Por lo tanto, no se podrán tramitar prórrogas a no ser que estén asociadas a una suspensión de la acción o cambio de tipo de contrato del investigador o de la investigadora (rebajando su jornada a tiempo parcial).

 

Elegibilidad de los costes extraordinarios incurridos a causa del COVID

 

De acuerdo con GA, la financiación máxima del proyecto es la indicada en el artículo 5.1 y no se puede aumentar, siendo elegibles solo los costes previstos en el presupuesto (anexo 2). No obstante, en base a la flexibilidad presupuestaria del artículo 4.2, se podrían justificar costes imprevistos en ciertas circunstancias.

 

Los casos de fuerza mayor pueden dar lugar a costes extraordinarios. En estos casos las entidades tendrán que conservar la documentación que pruebe su elegibilidad y las medidas aplicadas para limitarlos. Por ejemplo, si se anula un viaje en el que hay gastos ejecutados, se tratará de recuperar los pagos para las reservas (hotel, billetes de avión o tren), cambios de fechas de reservas, etc.

 

En caso de que no se consiga dicha devolución, se presentarán los correos electrónicos solicitando dichas cancelaciones y reclamaciones de reembolso si procede.

 

Costes de personal

 

Firma de los partes de dedicación

 

De acuerdo con el artículo 18 los partes de dedicación deben ser firmados mensualmente por participante y supervisor/a. No obstante, si durante este periodo esto resulta imposible, la CE ofrece dos alternativas:

 

La firma se puede aplazar al momento en que acabe el confinamiento
El/la participante puede enviar por correo electrónico una versión electrónica o foto a la persona responsable de la actividad y que esta le envíe su aprobación por correo electrónico. Tanto estos correos como la versión original del parte de dedicación deberán mantener entre la documentación justificativa de los costes de personal.
Teletrabajo

 

El teletrabajo durante el confinamiento es elegible a pesar de que no sea una práctica habitual de la entidad. Las tareas que durante el confinamiento no se puedan realizar, deberán ser pospuestas en la medida de lo posible a pesar de que ello produzca desviaciones en la ejecución del anexo 1.

 

Acciones MSCA

 

 

En esta situación particular serán elegibles los costes de los investigadores e investigadoras que estén ausentes durante más de 30 días consecutivos por motivos ajenos a las vacaciones.

 

En caso de necesidad, y una vez cubiertos los costes de las partidas de research, training and networking activities del anexo 1, parte de este presupuesto puede ir para completar los costes salariales de dichas personas, siempre que el uso de esta partida se efectúe íntegramente en la implementación del anexo 1.

 

Acciones ERC

 

Se recomienda el teletrabajo especialmente para investigadores e investigadoras principales (PI), que se encuentren en situación de desplazamiento y no puedan regresar a causa del COVID-19. Deberán comunicarlo al ERCEA y reorganizar la supervisión de su equipo. El tiempo que se encuentren en esta situación se considerará como tiempo dedicado al proyecto, debiendo registrar su dedicación a pesar de que no vayan a justificar costes de personal en este periodo (solo aplica a PI).

 

Costes de equipos

 

La amortización de los equipos que se hayan comprado en exclusiva para la acción será elegible durante el periodo que estén sin usar a causa del COVID-19. En el caso de equipos que no se hubieran podido poner en marcha antes del COVID-19, la amortización se calculará a partir de la fecha de que se pongan en marcha.

 

Costes de viajes

 

Serán elegibles aquellos costes de viajes que no hayan tenido lugar y que no haya sido posible recuperar o costes extraordinarios como, por ejemplo, el coste por el cambio de un billete para adelantar una vuelta debido al COVID-19. 


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